Missions:

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du (de la) chef(fe) du département administration du personnel et de son maitre d’apprentissage au sein du service des ressources humaines, l’assistant(e) – gestionnaire RH assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires dans un souci de sécurisation.

Activités :

Gestion de la paie, de la carrière et de l’absentéisme d’un portefeuille d’agents du CNC, ainsi que des collaborateurs occasionnels du service public (commissaires et lecteurs du CNC)

- Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels

- Saisir les éléments de gestion administrative du personnel et mettre en œuvre les procédures individuelles liées à la carrière (avancements et promotions)

- Rédiger des actes administratifs (positions, promotions, cessations de fonction, contrats, etc.)

- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents

Préparation de la numérisation des dossiers du personnel pour leur intégration dans la Gestion Électronique des Documents (GED) : Garantir la fiabilité, vérifier l’intégrité et la conformité des dossiers.

- Vérifier l’exhaustivité des dossiers : s’assurer que chaque dossier comporte tous les documents nécessaires liés à la carrière, à la paie, à l’absentéisme et aux prestations sociales

- Classer et organiser les documents : trier les pièces selon leur nature (contrats, actes administratifs, justificatifs d’absence, avancements, promotions, etc.), en respectant l’ordre chronologique ou thématique

- Mettre à jour les dossiers individuels : intégrer les documents récents, corriger les éventuelles erreurs et compléter les informations manquantes

- Identifier et éliminer les doublons ou documents obsolètes : retirer les pièces superflues pour optimiser la qualité et la pertinence des dossiers à numériser

- Préparer une liste de contrôle : établir un inventaire des documents présents dans chaque dossier pour faciliter le suivi lors de la numérisation

- Respecter la confidentialité : s’assurer que les dossiers sont traités dans le respect des règles de discrétion et de protection des données personnelles

Reprise ou reconstitution des carrières des agents dans le logiciel de paie carrière du CNC

- Vérifier que toutes les étapes de la carrière de l’agent sont bien enregistrées dans le système

- Compléter les étapes éventuellement manquantes

- Collecter et vérifier l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à la reconstitution du parcours professionnel (contrats, actes administratifs, arrêtés de nomination, promotions, mutations, etc.)

- Saisir ou mettre à jour les informations relatives aux changements de grade, d’échelon, de poste ou de quotité de ou de quotité de travail dans le logiciel

- Contrôler la cohérence entre les données du logiciel et celles des dossiers individuels

Connaissances:

- Connaissance du fonctionnement d’un établissement public administratif
- Connaissances en ressources humaines :
o Règles d'absentéisme au sein d'un établissement public d'état
o Notions fondamentales sur les rubriques d'une fiche de paie
o Cadre juridique disciplinaire en fonction publique d'état
o Notions fondamentales en GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, compétences)
o Fichier du personnel et outils de gestion RH
o Notions de base sur le statut de la fonction publique d'état
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissances des logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook, Teams et logiciels métiers : CIRIL RH (logiciel paie carrière), Octime (logiciel de gestion du temps de travail)
- Connaissance du vocabulaire professionnel des ressources humaines
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance des techniques de recherche documentaire, de classement et d'archivage
- Connaissance des techniques de communication (physique, téléphonique, numérique)

Savoir-faire:

- Traitement des dossiers et saisie de documents :
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Saisir des documents de formes et de contenus divers
o Gérer et actualiser une base d'informations
o Vérifier la validité des informations traitées
o Rédiger des documents administratifs (courriers, arrêtés, décisions, etc)
o Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
o Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Utiliser des logiciels et des progiciels, notamment gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Scanner, photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations

Savoir-faire relationnel:

- Esprit d’équipe et de coopération
- Autonomie
- Discrétion et écoute
- Polyvalence et adaptabilité

Etudes exigées:

- Baccalauréat ou équivalent reconnu

Date et durée de la mission:

- Contrat de 12 mois à partir du 1er septembre 2026

- Rémunération selon le barème en vigueur

- Accès à la restauration de l’entreprise et 75% des frais de transport