Missions

Sous l’autorité de la cheffe du service, le (la) titulaire du poste assure le secrétariat du service, la gestion de la réception des demandes et la transcription des dossiers de demandes d’enregistrement dans les RCA.

Activités

Accueil, information et gestion des dossiers reçus

• Réceptionne les demandes d’enregistrement reçues via la plateforme des RCA
• Vérifie la recevabilité et valide la réception des demandes
• Demande les compléments en cas de non-recevabilité des demandes
• Assure l’organisation de la file d’attente
• Gère la création des comptes des nouveaux demandeurs et les désignations de référents
• Informe les demandeurs sur l’avancement de leurs dossiers (téléphone, courriels)
• Informe les professionnels sur les procédures d’enregistrement aux RCA.

Secrétariat du service et assistance de la cheffe du service

• Filtre et répartit les appels téléphoniques, répond aux demandes relevant de sa compétence
• Assure le traitement quotidien du courrier (enregistrement, classement, distribution, circulation)
• Rédige et met en forme courriers et notes de service, assure leur diffusion et leur suivi
• Gère l’agenda de la cheffe du service et du service
• Signale à la cheffe du service et à l’adjoint les dossiers à prioriser
• Organise les réunions (réservation de salles, convocations, constitution de dossiers)
• Classe et archive les documents (en lien avec les agents du service et, si nécessaire, avec le Département des archives)
• Gère les stocks de fourniture, effectue et vérifie les commandes et suit le budget alloué
• Gère les questions matérielles du service (maintenance, mobilier, services, signalétique) en contactant si nécessaire les services compétents.

Transcription des dossiers d’immatriculation des œuvres, de publication et d’inscription des actes

• Réceptionne les avis de paiements en provenance de l’agence comptable
• Valide les paiements sur la plateforme des RCA
• Délivre les numéros de transcription aux demandeurs et les met à disposition du public via le site des RCA
• Relance des demandeurs pour les factures impayées
• Assure les relations quotidiennes avec l’agence comptable
• Classe les dossiers en défaut de paiement.

Connaissances

• Procédures d’enregistrement aux RCA
• Environnement professionnel du secteur d’intervention (production, distribution, exploitation, mécanismes de financement)
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des missions du CNC.

Savoir-faire opérationnel

• Sens de l’organisation
• Utiliser les outils bureautiques et les applications métiers (RCA, Excel, Word)
• Réaliser un plan de classement
• Rédiger et mettre en forme les documents
• Maîtriser l’orthographe et la syntaxe
• Réactivité
• Comprendre et s’exprimer dans une langue étrangère (le cas échéant)
• Sens de l’initiative
• Gérer les priorités.

Savoir-faire relationnel

• Sens des relations humaines
• Écoute
• Faire preuve de discrétion
• Technique d’accueil
• Adapter sa communication aux différents types d’interlocuteurs
• Maîtrise de soi
• Capacité d’adaptation.