Placé(e) sous l’autorité du directeur (directrice) adjoint(e), il/elle assure le secrétariat, la gestion logistique et le soutien opérationnel aux cheffes de service de la direction (service de l’accompagnement des professionnels, service des publics, service de la coopération territoriale). Il/elle participe à la coordination administrative des services.

Secrétariat des cheffes de service de la direction

· Assure l’accueil des visiteurs ;

· Filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes relevant de sa compétence ;

· Assure le traitement quotidien du courrier (enregistrement, classement, distribution, circulation) ;

· Gère l’agenda des chefs(cheffes) de service ;

· Met en forme les courriers et les notes internes et assure leurs diffusions et leurs suivis ;

· Organise les aspects logistiques des réunions des cheffes de service (réservation de salle, convocations, constitution de dossiers) ;

· Suit les congés des agents des services ;

· Organise les déplacements (ordre de mission, frais de mission, suivi des dépenses) des chefs (cheffes) de service et des membres des commissions et comités de la direction ;

· Classe et archive les documents à conserver (en lien avec le Département des archives du CNC). Tient à jour un tableau de suivi des documents archivés.
 

Gestion administrative et logistique des services de la direction

· Gère les stocks de fournitures, effectue, vérifie les commandes et suit le budget alloué ;

· Règle les problèmes matériels (maintenance photocopieuses etc..) en contactant, si nécessaire, les personnes compétentes ;

· Assure la réception des livraisons. Est amené(e) à appeler des coursiers.

Relais d’information des services de la direction

· Centralise et oriente les appels au sein des services de la direction ou du CNC ;

· Transmet des informations et documents relatifs à l’activité des services, à ses interlocuteurs internes et externes ;

· Met à jour les coordonnées des partenaires internes et externes des services et envoie les informations aux principaux interlocuteurs du service (publipostage, etc.) ;

· Suivi de la mise à jour des pages du site Internet du CNC relatives aux services.

Activités secondaires

· Être en appui ou se substituer, en cas d’absence ou d’empêchement de l’assistant(e) du (de la) directeur (directrice) conformément aux activités décrites ci-dessus.

Connaissances

• Connaissance des missions du CNC
• Connaissance du fonctionnement de l’établissement et des circuits administratifs
• Connaissance des autres institutions (Ministères...) et de leur fonctionnement
• Connaissances des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Acrobat …)
• Techniques de communication écrite et orale
• Techniques de secrétariat

Savoir-faire opérationnel
• Sens de l’organisation
• Utiliser les outils bureautiques
• Réaliser un plan de classement
• Rédiger et mettre en forme les documents
• Maîtriser l’orthographe et la syntaxe
• Réactivité
• Organisation de déplacements et d’événements – Réunions
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels – Excel, Word, Outlook
• Sens de l’initiative
• Gérer les priorités

Savoir-faire relationnel
• Accueil téléphonique
• Sens des relations humaines
• Ecoute
• Faire preuve de discrétion
• Technique d’accueil
• Adapter sa communication aux différents types d’interlocuteurs
• Maîtrise de soi
• Capacité d’adaptation

Etudes exigées
Formation : Bac ou équivalent reconnu