Sous la responsabilité de la cheffe de service et de son adjointe, le ou la chef(fe) du département des relations extérieures est responsable d’un département qu’il encadre fonctionnellement et hiérarchiquement. Il concourt à la définition et à la réalisation des objectifs du département. Il planifie les tâches de l’équipe et des agents et s’assure de la qualité des services effectués.

Administration des bases de données et sites internet dédiés aux activités du service (cinedi.com, TSA.fr, ARCENE)

• Assure, en collaboration avec la cheffe de service et l’adjointe, le suivi du développement initial, la mise en place des évolutions et la maintenance des bases.
• Diagnostique, recense et hiérarchise les dysfonctionnements éventuels et les nouveaux besoins liés à ces bases, et les transforme en demandes de correction ou d’évolution, en collaboration avec le SOSI.
• Assure l’interface entre les utilisateurs et les prestataires externes (développeurs informatiques, CST, etc.) sur les questions fonctionnelles.
• Enregistre les adhésions des utilisateurs des bases et les assiste dans la prise en main des outils.
• Extrait (élaboration de requêtes), exploite et traite des données des bases selon les besoins du service.
• Coordonne et supervise l’actualisation régulière des informations rendues disponibles via les bases, par les agents du service et intervient dans la correction d’informations erronées enregistrées dans les bases.

Supervision et coordination des demandes d’information des ayants droits

Supervision et coordination de la procédure de délivrance des visas exceptionnels

Coordination des différentes activités du département

• Contribue à la définition des objectifs opérationnels et procédures internes du département.
• Organise et planifie le travail de son équipe.
• Définit les indicateurs de suivi de l’activité du département et veille à l’amélioration des outils utilisés.
• Détermine et assure, en relation avec la cheffe de service et l’adjointe, le suivi de l’activité des agents du département.
• Assure la remontée d’informations auprès de la cheffe de service et de l’adjointe

Elaboration de bilans, notes et documents

• Rédige des notes et des courriers à l’intention des correspondants internes et externes.
• Réalise des bilans de l’activité du département.

Relations extérieures

• Accueille et informe les professionnels sur les procédures du CNC ainsi que de la profession.
• Est en relation avec les partenaires externes du CNC.
• Représente le CNC auprès d’instances et de manifestations et apporte une contribution et une expertise dans sa spécialité.
   

Encadrement de l'équipe

• Répartit les activités entre les agents.
• Transmet des instructions, contrôle et suit leur application.
• Evalue les agents sous sa responsabilité directe.
• Accueille et accompagne les nouveaux agents de l’équipe.
• Fait circuler les informations au sein de l’équipe.
• Anime les réunions d’équipe

 Connaissances

-Connaissance de l’environnement professionnel du secteur d’intervention (exploitation, distribution)
-Connaissance des réseaux professionnels internes et externes
-Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel
-Connaissance des techniques d’animation et d’encadrement d’une équipe

Savoir-faire opérationnel

-Analyser un contexte, une problématique
-Synthétiser des informations, un document
-Rédiger un document technique ou administratif
-Capacité à arbitrer et à prendre des décisions
-Conduite du changement
-Déléguer
-Conduire des entretiens
-Fixer un objectif et évaluer
-Animer une réunion, motiver et impliquer son équipe

Savoir-faire relationnel

-Esprit d’équipe et de coopération
-Sens des relations humaines et de la communication
-Pédagogie et sens de la diplomatie

Compétences managériales

-Répartir les activités entre les agents
-Transmettre des instructions, contrôler et suivre leur application
-Evaluer les agents sous sa responsabilité directe
-Accueillir et accompagner les nouveaux agents de l’équipe
-Contribuer au développement professionnel des agents et à l’amélioration des pratiques
-Contrôler l’activité quotidienne de l’équipe et en rendre compte