Placé sous l’autorité du Directeur(trice) et le(la) Directeur(trice) adjoint(e), il/elle assiste ces derniers dans l’organisation quotidienne de leur travail et assure la coordination logistique et administrative de la direction. L'assistant(e) de Direction travaille en lien avec l'assistante des cheffes de service. Elles/ils se remplacent en cas d'absence.

Assistanat du (de la) Directeur(trice) et du (de la) Directeur(trice) adjoint(e)

·         Assure l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;

·         Filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes relevant de sa compétence ;

·         Gère les contacts ;

·         Organise la circulation, la diffusion et le suivi de l’information interne et externe ;

·         Assure le traitement du courrier (enregistrement, classement, distribution) ;

·         Gère les agendas du Directeur(trice) et du (de la) Directeur(trice) adjoint(e) ;

·         Saisit, mettre en forme et présenter des documents ;

·         Organise et prépare les réunions ;

·         Rassemble des informations et des documents pour la constitution de dossiers.

Gestion administrative et logistique du Directeur(trice) et Directeur(trice) adjoint(e)
·         Gère les stocks de fournitures, effectue les commandes ;

·         Prépare et organise les missions et les déplacements ;

·         Suit les frais de mission ;

·         Classe et pré-archive les documents ;

·         Assure le soutien administratif et le suivi de dossiers spécifiques propres à la direction.

Relais d’information de la Direction
·         Sélectionne et transmet les informations et documents pertinents au (à la) Directeur(trice) et au (à la) Directeur(trice) adjoint(e) ;

·         Centralise et oriente les appels au sein de la Direction ou du Centre.

Il/ elle doit pourvoir se prévaloir de :

Connaissances
·         Connaissance des missions du CNC

·         Connaissance du fonctionnement de l’établissement et des circuits administratifs

·         Connaissance des autres institutions (Ministères...) et de leur fonctionnement

·         Connaissances des logiciels bureautiques (Word, Excel …)

·         Techniques de communication écrite et orale

·         Techniques de secrétariat

 Savoir-faire opérationnel
·         Sens de l’organisation

·         Utiliser les outils bureautiques

·         Réaliser un plan de classement

·         Rédiger et mettre en forme les documents

·         Maîtriser l’orthographe et la syntaxe

·         Réactivité

·         Organisation de déplacements et d’événements – Réunions

·         Maîtrise des outils bureautiques et logiciels – Excel, Word, Outlook, Internet

·         Sens de l’initiative

·         Gérer les priorités

Savoir-faire relationnel
·         Accueil téléphonique

·         Sens des relations humaines

·         Ecoute

·         Faire preuve de discrétion

·         Technique d’accueil

·         Adapter sa communication aux différents types d’interlocuteurs

·         Maîtrise de soi

·         Capacité d’adaptation